Kontorarbeid og regnskapsføring - tips og råd
Skattedirektoratet, februar 2000.

 

Innhold

Ordliste

Brosjyre utgitt av Skattedirektoratet, februar 2000.

Hvorfor kontorarbeid og regnskapsføring er viktig!

Denne brosjyren tar sikte på å gi deg tips og råd om hvordan du kan innrette kontorarbeid, regnskapsføring og administrasjon av virksomheten din. Det er viktig at du har gode rutiner og bruker nødvendig tid på kontorarbeid. Hvis du har et ryddig kontorhold kan du betjene dine kunder bedre og du vil sannsynligvis bruke mindre tid på kontorarbeid. Samtidig får du bedre styring med økonomien i virksomheten og da oppnår du tillit hos din bankforbindelse, leverandører, skatteetaten m.fl.

Brosjyren inneholder også en del tips og råd om hvilke oppgaver som vanligvis må gjøres. Bakerst i brosjyren har vi laget et skjema der du kan krysse av de arbeidsoppgaver/rutiner som er aktuelle for din virksomhet. Skjemaet kan du bruke til å be om mer informasjon. Du kan også ta med deg skjemaet til regnskapsfører eller revisor og be om deres råd. Regnskapsfører og revisor vil kunne hjelpe deg med å skreddersy fornuftige løsninger for nettopp din virksomhet.

Skjemaet kan også brukes som en huskeliste over hvilke rutiner du bør etablere og hvilke arbeidsoppgaver som må gjøres.

Brosjyren er utarbeidet av Skattedirektoratet i samarbeid med Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening og Landslaget for regnskapskonsulenter.

Trenger du regnskapsfører? - Test deg selv

Dette er noen vanlige oppgaver i forbindelse med regnskapsføring. Kryss av for de oppgavene du med sikkerhet vet at du selv kan utføre.

• Påføre kontokode på bilag
• Avgjøre hvordan kjøp skal behandles i forbindelse med merverdiavgift og investeringsavgift
• Avgjøre om en utgiftsgodtgjørelse er oppgavepliktig, trekkpliktig og arbeidsgiveravgiftspliktig
• Avgjøre om større innkjøp av maskiner og inventar skal aktiveres eller kostnadsføres
• Registrere regnskapsopplysningene
• Utarbeide periodisert resultatregnskap og balanse med jevne mellomrom
• Spesifisere kjøp/salg på motpart
• Avstemme konto for bank, kasse og offentlige utgifter
• Avstemme åpne poster i kunde - og leverandørreskontroen
• Utarbeide lovpålagte dokumenter som skal sendes inn til skatteoppkrever (kemner/kommunekasserer), likningskontor, fylkesskattekontor, og Brønnøysundregistrene

0 - 9 kryss : Hvis du ikke allerede har en autorisert regnskapsfører anbefaler vi deg å vurdere å anskaffe en til hele eller deler av regnskapsføringen.
10 kryss: Du har antagelig forutsetninger for å føre regnskapet ditt selv. Har du tid?

Selv om du har regnskapsfører, må du gjøre en del kontorarbeid selv!

Sørg for at du har en skriftlig avtale med regnskapsfører om hvilke arbeidsoppgaver som regnskapsfører skal gjøre og hvilke oppgaver du skal gjøre selv. Snakk med regnskapsfører om dette. Du kan også få informasjon ved å henvende deg til Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening, Landslaget for regnskapskonsulenter eller skatteetaten. Se utfyllende Adresser.

Det finnes også mye relevant informasjon andre steder på disse internettsidene og på internettsiden til Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening.
Se også Brønnøysundregistrene og Lovdata. Nedenfor finner du en del tips og en omtale av de mest vanlige arbeidsoppgavene du må gjøre selv.

Ikke bland næringsvirksomhetens økonomi og privat økonomi

Hvorfor
Både regnskapsførerne og skatteetaten har erfart at for deg som næringsdrivendekan det både være kostbart og tidkrevende å rydde opp i en økonomi der virksomhetens økonomi og privatøkonomien er blandet sammen. Hvis du systematisk skiller mellom næringsvirksomhetens økonomi og privatøkonomien i det daglige arbeidet, slipper du å sortere og rydde opp i ettertid.

Hvordan

• Egen konto for virksomheten
  Opprett egen bankkonto for næringsvirksomheten. Betal alle utgifter i næringen med midler fra næringsvirksomheten. Ikke bruk din private konto.
• Privatuttak 1-2 ganger i måneden
  Ta ut penger fra virksomheten til privat bruk i større beløp en til to ganger i måneden. Lag et skriftlig notat på hvordan dette skal gjøres. Er virksomheten organisert som aksjeselskap skal du ta ut penger som lønn. Dette bør skje ut i fra en skriftlig arbeidsavtale.
• Lag bilag
  Sørg for å lage bilag på egne uttak fra og innskudd i næringsvirksom-heten. Slike interne bilag skal inneholde de samme minimumsopplysningene, dvs. angivelse av partene, beløp/mengde, datoer mv., som annen dokumentasjon.

Pass godt på kontantene og dokumentér fortløpende endringer i kontantbeholdningen

Hvorfor
I mange virksomheter skjer mesteparten av salget ved at kunden betaler kontant. Gode rutiner for behandling og dokumentasjon av kontanter er med på å sikre at penger ikke blir borte og at du på en tillitvekkende måte kan redegjøre for inntekten din til skattemyndighetene.

Hvordan

• To kontantkasser
  Bruk to kontantkasser. En kasse der du har dagens kontantomsetning, og en kasse som du bruker til å betale regninger o.l. Fastkassen (til regninger o.l.) kan f.eks. være på 5 000 kroner og det skal da alltid ligge kontanter eller regninger for til sammen 5 000 kroner i denne kassen. Hvor stort beløp det er behov for å ha i fastkassen vil avhenge av hvor mye som kjøpes kontant. Fastkassen må minimum gjøres opp for hver regnskapsperiode slik at bilagene blir sendt til regnskapsføring i riktig periode. Når kontantene er brukt tar man ut penger fra banken slik at man igjen har f.eks. 5 000 kroner i fastkassen. Uttakskvittering og regninger legges sammen med andre bilag som skal regnskapsføres.
• Kontantomsetning settes inn i banken.
  Kontanter du mottar i ved salg mv. settes inn i banken jevnlig, f.eks. daglig. Snakk med banken om nattsafeordninger e.l.
• Registrer hvert salg på kasseapparatet
  Slå inn hvert kontantsalg på kasseapparatet med en gang salget skjer. Husk at kunden skal ha kasselappen, og at du skal ha en sladrerull i kasseapparatet. Er du ikke merverdiavgiftspliktig kan du bruke en kvitteringsblokk med gjenpart i stedet for kasseapparat.
• Tell opp kassen
  Tell opp kontantene i kassen ved dagens slutt eller senest før du åpner neste dag.
• Avstem kassen daglig
  Avstem kontantbeholdningen i kassen mot salget som er registrert på kasseapparatet. Avstemming skal foretas daglig.
• Alle kontante inn-/utbetalinger registreres daglig - Kassadagbok
  Også andre kontante inn- og utbetalinger skal om mulig registreres daglig. Slike inn- og utbetalinger kan være lønn til ansatte, uttak til privat forbruk, betaling til en leverandør, tilbakebetaling av penger du har lånt til en ansatt osv. Du kan f.eks. ha en kassebok der du noterer ned alle inn- og utbetalinger.
• Dokumentér kontante inn- og utbetalinger
  Sørg for at du også har bilag på inn- og utbetalinger i tillegg til omsetningen. Hvis transaksjonen er slik at du ikke mottar bilag, skriv da et internt bilag, forklar hva beløpet gjelder og notér ned opplysninger som er viktige for regnskapsføringen.

Sortér og oppbevar bilagene dine på en betryggende måte

Hvorfor
Bilagene er grunnlaget og dokumentasjonen for regnskapsføringen. Det er viktig at du oppbevarer alle bilag slik at alle transaksjoner blir regnskapsført og dokumentert. Legger du bilagene i et system sparer du antagelig arbeid for regnskapsfører og dermed sparer du penger selv. Regnskapsfører oppdager ofte at bilag mangler, men vet ikke hvilke. Det kan være tidkrevende for deg å skulle fremskaffe bilagene i ettertid. Noen ganger kan det vise seg umulig og du kan risikere å miste retten til fradrag i inntekten eller merverdiavgiften.

Hvordan

• Ha en perm for bilag og sett bilagene inn i permen med en gang du mottar dem.
• Du bør avtale med regnskapsfører hvordan bilagene skal sorteres.

En vanlig måte å sortere dem på er som følger:

Har du mange bankbilag bør du skille mellom inn- og utbetalinger. Dersom du benytter flere bankkonti i virksomheten, bør disse sorteres hver for seg.

Fakturere dine salg raskt og korrekt

Hvorfor
Leverer du varer eller tjenester på kreditt er det viktig å skrive ut faktura så raskt som mulig etter levering. Det er viktig å få inn pengene raskt. Erfaring viser at dårlige rutiner rundt fakturering har ført til at enkelte glemmer å fakturere leveranser. I andre tilfeller har vi sett at fakturaene er mangelfullt utfylt slik at det gir skattemyndighetene grunnlag for å øke inntekten skjønnsmessig.
Hvordan
Skriv ut faktura så snart som mulig etter at varen/tjenesten er levert. Det aller beste vil være at fakturaen skrives ut samme dag som leveringen skjer.

Krav til fakturaen
En faktura skal være forhåndsnummerert og inneholde følgende opplysninger:

• Dato for utstedelse
• Navn og adresse på partene (selger og kjøper)
• Ytelsens art og mengde
• Tidspunkt og sted for levering av ytelsen
• Salgssummen uten merverdiavgift (netto) og salgssummen med merverdiavgift (brutto)
• Betalingsforfall
• Merverdiavgift
• Ditt organisasjonsnummer. Hvis du er registrert i merverdiavgifts manntallet skal du påføre bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret.
• Hvis det er nødvendig å korrigere en faktura bør du utstede en kreditfaktura.
• Feil utfylte fakturaer oppbevares, men merkes makulert slik at nummerserien for fakturaene er intakt og man ser hvilke fakturaer som ikke skal regnskapsføres.

Du bør behandle utgiftsbilagene dine som verdipapir

Hvorfor
Regninger og fakturaer på kostnader er verdipapirer. Har du ikke et gyldig bilag kan du ikke trekke fra kostnaden ved likningen. Du kan heller ikke trekke fra inngående merverdiavgift. En faktura på 12 300 kroner kan gi rett til fradrag på 2 300 kroner i merverdiavgift og minst 2 800 kroner i skatt. Til sammen vil denne fakturaen være verdt over 5 000 kroner og bør behandles deretter.

Hvordan

• Fullstendige utgiftsbilag
  Be selger om å få fullstendig utfylte utgiftsbilag. Et utgiftsbilag skal inneholde de samme opplysninger som en salgsfaktura.
• Oppbevar regninger og fakturaer på en ordnet og betryggende måte.

Bruk hjelpesystemer for timebestilling, ordremottak, timelister mv. slik at du har oversikt

Hvorfor
Det kan ofte være nødvendig å bruke forskjellige hjelpesystemer for å kunne betjene kunder på en god måte og ha et godt forhold til viktige samarbeidspartnere og det offentlige. Det vil være skadelig for en leges næringsvirksomhet om han ikke klarer å holde orden på sine timeavtaler, eller om en håndverker ikke holder orden på sine oppdrag. Ved reklamasjon kan det være viktig å ha oversikt over hva som er avtalt og f.eks. hvor mange timer man har brukt på en jobb. Fra 1. januar 2001 vil det være krav om å ha slike hjelpesystemer for virksomheter der dette er naturlig.

Hvordan

Vareuttak
Regnskapsreglene krever et system for registrering av vareuttak og/eller omsetning til aksjonærer og ledende ansatte. Det er nødvendig for å kunne dokumentere uttak og salg til denne gruppen. Systemet skal gi følgende opplysninger om hvert uttak/salg:

• dato
• ytelsens art
• ytelsens mengde
• pris

Uttak/salg må kunne spesifiseres pr. aksjonær/ansatt

Timebestilling
Timebestillingssystem er viktig for alle som utfører tjenester etter timebestilling f.eks. leger, tannleger, frisører osv. Et time bestillingssystem kan være en bok eller et løsbladsystem eller det kan være et edb-basert system.

Systemet må inneholde opplysninger om:

• tidspunkt for konsultasjon
• kundens navn
• bestillinger som ikke er utført

Slike opplysninger er en del av regnskapet og skal behandles og oppbevares som regnskapsmateriale.

Oppdragssystem
Oppdragssystem er viktig for de som tar på seg oppdrag som utføres over tid. Dette kan være snekkere eller andre håndverkere som påtar seg håndverksmessige oppdrag eller det kan være regnskapsførere eller andre konsulenter som påtar seg oppdrag innenfor sitt fagfelt. Oppdragssystemet kan være en bok eller et løsbladsystem eller det kan være et edb-basert system.

Oppdragssystemet skal inneholde opplysninger om:

• dato for når oppdraget er mottatt
• oppdragsgivers navn og adresse
• oppdragets art med angivelse av senere endringer
• dato for ferdigstillelse av oppdraget
• medgåtte timer og andre ytelser

Slike opplysninger er en del av regnskapet og skal behandles og oppbevares som regnskapsmateriale.

Timelister
Et time registreringssystem er nødvendig for de som fakturerer arbeidsinnsatsen på timebasis. For dem som utfører oppdrag over tid med fast pris bør timelistene vise tidsforbruk på det enkelte oppdrag, og dermed om oppdraget har vært lønnsomt. Slike opplysninger er en del av regnskapet og skal behandles og oppbevares som regnskapsmateriale.

Avtaler
Avtale- og bestillingssystemer er nødvendige når du har enkeltleveranser. Både salg og vesentlige innkjøp skal registreres i et slikt system. Hvis du f.eks. kjøper og selger dyre forbruksvarer, bør bestillinger og avtaler om leveranser registreres med en gang bestilling skjer. Et slikt system kan inneholde f.eks.:

• Avtaledato
• Hvem avtalepartene er
• Hva som skal leveres (art og mengde)
• Avtalt pris
• Dato for levering
• Referanse til dokumentasjon.

Hvis du f.eks. oppretter skriftlige avtaler med kunder, kan disse lagres alfabetisk på kundens navn. Du har dermed et avtaleregister og trenger ikke å gjøre ytterligere registreringer.

Lagersystem
Lagersystemer er nødvendige i bl.a. produksjonsbedrifter der man bearbeider/foredler varer og for en del virksomheter som selger produkter som er pålagt særavgifter. Et lagersystem gir oversikt over hvor langt i produksjonsprosessen en vare har kommet. Et lagersystem kan gi følgende opplysninger:

• tilgang, avgang og beholdning av ferdige varer, ev. råvarer og varer under arbeid.
• varens art,
• kvantum (med tydelig angivelse av måleenhet)
• verdi for hver enkelt vare
• varelageret skal kunne spesifiseres på varegrupper. Varer som er fritatt for merverdiavgift skal kunne skilles ut og vises som egen gruppe. Ukurante varer skal vises som egen gruppe.

Prosjektregnskap
Prosjektregnskap skal føres av alle som har oppdrag i bygg- og anleggsbransjen der oppdragets verdi er over kr 100.000 (3 ganger folketrygdens grunnbeløp etter reglene i ny regnskapslov). Et prosjektregnskap er en oppstilling over inntekter og kostnader per oppdrag. Dette vil som regel regnskapsfører kunne sette opp. Regnskapsfører er imidlertid avhengig av at du gir oversikt over hvilke prosjekter du arbeider med til en hver tid og merker bilag med hvilke prosjekt de vedrører

Betaling av regninger
Systemer for betaling av regninger er viktig for å ha oversikt over hvilke regninger som til en hver tid skal betales.

Salg på kreditt
System for oppfølging av salg på kreditt er viktig for å sikre at du får inn de pengene du har krav på så raskt som mulig.

Varetellingslister
Varetellingslister skal utarbeides hvert år. Beholdningen av varer må telles opp og grupperes. Varetellingslisten skal inneholde følgende opplysninger:

• varens art
• kvantum (med tydelig angivelse av måleenhet)
• verdi for hver enkelt vare
• varelageret skal kunne spesifiseres på varegrupper. Varer som er fritatt for merverdiavgift skal kunne skilles ut og vises som egen gruppe. Ukurante varer skal vises som egen gruppe.

Ajourhold

Hvorfor
I ettertid kan det ofte være vanskelig å huske hva som ble gjort eller avtalt. Du sparer deg for mye etterarbeid med å rekonstruere forhold hvis du er ajour med regnskap og kontorarbeid. Videre stiller regnskapsloven krav til ajourhold.

Hvordan

• Sørg for å sette av tid til daglig kontorarbeid. Avtaler og timeregistreringer er det ofte hensiktsmessig å registrere fortløpende gjennom arbeidsdagen. Kontantomsetning skal registreres fortløpende.
• Hvis du har regnskapsfører, så avtal hvor ofte regnskapene skal ajourføres og når bilag skal leveres. Regnskapet skal normalt ajourføres hver annen måned.

Hvordan vil du organisere ditt kontorhold?

Nedenfor kan du krysse av for hvilke oppgaver og tips som er aktuelle for deg. Ta gjerne kontakt med regnskapsfører eller revisor for å diskutere hvordan du skal legge opp dine kontorrutiner. Du kan får mer informasjon ved å henvende deg til en regnskapsfører eller til skatteetaten. Du finner også mer informasjon andre steder på disse internettsidene eller på internettsidene til Norges Autoriserte Regnskapsføreres forening.

 

 

*En del av lovkravene gjelder ikke alle virksomheter. Dette kan avklares med regnskapsfører/revisor eller skatteetaten. Du kan også slå opp i regnskapsloven med forskrifter.

Regnskaps- og revisjonsplikt

Alle som skal levere næringsoppgave etter ligningsloven eller omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven må fortløpende registrere og dokumentere regnskapsopplysninger etter reglene i regnskapsloven kapittel 2. En del virksomheter har i tillegg plikt til å utarbeide et årsregnskap basert på reglene i regnskapsloven. Dette gjelder bl.a.

• alle aksjeselskapene og allmennaksjeselskaper ansvarlige selskap og komandittselskaper som har mer enn fem millioner NOK i salgsinntekt, fem ansatte eller flere og flere enn fem deltakere
• enkeltmannsforetak som samlet har eiendeler med verdi over 20 millioner NOK eller flere enn 20 ansatte

Virksomheter som har plikt til å sette opp årsregnskap har også plikt til å ha revisor. Det er likevel gitt unntak for enkeltmannsforetak med driftsinntekt under fem millioner og færre enn fem deltakere. Virksomheter som ikke har plikt til å sette opp årsregnskap trenger ikke å ha revisor.

Adresser

Skattedirektoratet
Postboks 6300, Etterstad
0603 Oslo
Telefon: 22 07 70 00
Internett: www.skatteetaten.no

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening
Øvre Vollgt. 13
Postboks 99 Sentrum
0101 Oslo
Telefon: 23 35 69 00
Faks: 23 35 69 20
Internett: www.narf.no

Landslaget for regnskapskonsulenter
Falsengt. 14
2317 Hamar
Telefon: 62 52 65 55
Faks: 62 52 91 01